W odpowiedzi na potrzeby beneficjentów identyfikowane w trakcie weryfikacji Rejestru ryzyk w projektach POPW  (Rejestr) przekazanych w 2017 r. do PARP, wprowadzono aktualizację Rejestru i zmodyfikowano jego wzór.

Zmiany polegają na dodaniu dodatkowej kolumny wskazującej, czy dane ryzyko dotyczy okresu trwałości projektu oraz rozdzieleniu tabeli na dwie osobne – pierwsza dotyczy ryzyk najczęściej identyfikowanych w projektach, druga - innych ryzyk identyfikowanych przez beneficjentów, nieujętych w tabeli pierwszej.

 

Obowiązek przekazywania Rejestru wynika z dokumentu programowego System kontroli w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014–2020. Rejestr ryzyk w projektach POPW należy przekazywać wyłącznie w wersji elektronicznej w formie edytowalnego pliku excel na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., w zależności od daty podpisania umowy o dofinansowanie, najpóźniej do 10 marca lub do 15 października. W trakcie realizacji projektu, należy dokonywać aktualizacji Rejestru w cyklu półrocznym w tych samych datach miesięcznych (tj. do 10 marca lub 15 października) przez czas realizacji i trwałości projektu (jeśli dla projektu identyfikowane są ryzyka w okresie trwałości).

Najczęściej powtarzające się uchybienia w dotychczas przekazanych rejestrach:

  • błędne wskazanie jako mechanizmu kontrolnego konkretnych przepisów prawa krajowego lub unijnego, bądź też wskazanie jako mechanizmu kontrolnego faktu ich przestrzegania. Przepisy prawa krajowego oraz unijnego (takie jak ustawy, rozporządzenia, dyrektywy, wytyczne, etc.) stanowią punkt odniesienia dla projektowanych przez beneficjentów mechanizmów kontrolnych, nie mogą jednak ich zastępować. W kolumnie istniejące mechanizmy kontrolne Rejestru należy więc wskazać na regulacje wytworzone w przedsiębiorstwie / instytucji beneficjenta, w oparciu o które beneficjent reaguje na zidentyfikowane ryzyka (jak na przykład uchwały, zarządzenia, polityki, podręczniki, etc.);
  • niedopełnienie obowiązków formalnych: użycie formatu pdf zamiast excel, nieprawidłowy lub brak numeru projektu, brak wskazania osób sporządzających i zatwierdzających Rejestr.

Prosimy o do zwrócenie szczególnej uwagi na powyższe uchybienia w procesach przygotowania i aktualizacji Rejestru.